Rekisteriseloste

Henkilötiedot rekistereissä ja niiden käyttäminen

Savonlinnan Opiskelija-asunnot Oy (myöh. SAO) harjoittama liiketoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuuteen, palkanlaskentaan tai muuhun asialliseen yhteyteen tai asiakkaan antamaan suostumukseen henkilötietojen käsittelystä. Henkilötietoja käytetään vuokraustoiminnan edellyttävien tehtävien hoitamiseen sekä isännöinnin ja taloushallinnon osalta sopimusten edellyttämien tehtävien hoitamiseen. SAO on sitoutunut noudattamaan erityistä huolellisuutta asiakkaan henkilötietojen suojaamiseen liittyvissä asioissa.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakkailta itseltään, lisäksi kerätään tietoa Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä ja tarvittaessa Väestörekisterikeskuksesta.

Henkilötietolaki oikeuttaa jokaisen tarkistamaan mitä tietoa hänestä on rekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa tietosuojavastaavalle ja sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu, kopio henkilötodistuksesta mukaan. Puhelimen kautta tulevia pyyntöjä ei voida tietoturvasyistä ottaa vastaan. Tietojaan tarkastavan henkilön tulee ilmoittaa mitä tietoja hän haluaa tarkistaa ja miltä ajanjaksolta. 

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus vaatia korjattavaksi tai poistettavaksi itseään koskeva väärä, puutteellinen tai tarpeeton tieto. Korjausvaatimukset tulee lähettää tietosuojavastaavalle.

Rekisteriin merkityllä on myös oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. SAO ei luovuta tietoja minkäänlaiseen suoramarkkinointiin liittyvään toimintaan.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste – Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan Opiskelija-asunnot Oy
Puistokatu 13, 57100 Savonlinna
puh. 015 550 110

2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Teemu Immonen Puistokatu 13, 57100 Savonlinna teemu.immonen@savut.fi

3. Rekisterin nimi

Savonlinnan Opiskelija-asunnot asiakkuuteen perustuva rekisteri joko suoraan tai yhteistyökumppanin kautta.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään asiakkuuden hallinnointiin ja hoitamiseen. Henkilötietoja tarvitaan vuokrasopimusten tekemiseen, huoneistojen korjauksiin liittyvissä toimenpiteissä, vuokrien laskutuksessa ja perinnässä. Asuntojen ja kiinteistöjen huoltotoimiin liittyvissä asioissa rekisterinpitäjä antaa kanssaan sopimussuhteessa olevalle huoltoyhtiölle tarvittavia tietoja huoltojen suorittamisen takaamiseksi. Tietoja käytetään tarvittaessa asiakkaiden tiedottamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä asunnon hakijoista, vuokralaisista ja kanssavuokralaisista seuraavia tietoja.

  • Asiakasnumero 
  • Nimi
  • Henkilötunnus tai syntymäaika 
  • Lasten tiedot (nimi ja henkilötunnus) 
  • Siviilisääty - Yhteystiedot (sähköposti, puhelin, postiosoite) 
  • Samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä 
  • Asiakkuuden alku ja loppupäivämäärä 
  • Asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot 
  • Tieto mahdollisesta edunvalvonnasta 
  • Luottotiedot, velkajärjestelytieto 
  • Varallisuustieto 
  • Tieto työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta 
  • Vuokravakuustiedot
  • Vuokran maksutiedot ja maksuhistoria 
  • Pankkitilitiedot vuokrasopimuksen päättymiseen liittyen 
  • Alaikäisen vuokralaisen osalta huoltajan yksilöintitiedot 
  • Asunnon tarpeen syy ja muut asiakkaan ilmoittamat lisätiedot 
  • Reklamaatiot, palautteet ja muut asiakkuuden hoitamiseen liittyvät viestit ja yhteydenpidot 
  • Huoneistotarkastukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään mm. asuntohakemuslomakkeesta ja vuokrasopimuksesta. Luottotiedot tarkistetaan Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä ja tarvittaessa henkilötietoja voidaan kerätä Väestörekisteristä vuokra-asuntojen asukastietojen osalta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla on oikeus tiedonsaantiin. Asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi tarvittavia tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa huolto-, vartiointi-, lukko-, sähkö - ja tietoverkkotoimittajille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojaus

Sähköinen rekisteri on kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattu mm. palomuurit ja salasanat. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Digitaalisessa muodossa säilytettävä aineisto on suojatussa ja suljetussa tietojärjestelmässä, jonka käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisteriin on pääsy ainoastaan rekisterin ylläpitäjän työntekijöillä tarvittavin osin, yksilöllisten käyttöoikeuksien mukaan. Työntekijät ovat vaitiolovelvollisuuden allekirjoittaneita.

9. Tarkastus, korjaus ja kielto-oikeus

Rekisteröidyillä on henkilötietolain mukaan oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia korjaamaan virheelliset tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää tietosuojavastaavalle ja sen tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu, puhelimitse tietoja ei luovuteta. Liitä mukaan kopio virallisesta henkilötodistuksesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

ASUNTOHAKEMUS

Klikkaa tästä hakeaksesi asuntoa.

VAPAAT ASUNNOT

Etsi asuntoja >>
Edellinen Seuraava

Asumisopas

Lue tästä

Tee vikailmoitus